Que représente la signature électronique ?
La signature électronique est désormais devenue un outil indispensable pour les entreprises. En effet, celle-ci permet aux utilisateurs de signer à distance.
L’utilisation constante de cette signature électronique est notamment dû grâce à la valeur qu’elle représente : elle dispose de la même valeur qu’une signature manuscrite. La signature électronique offre aujourd’hui un véritable cadre légal, celle-ci est encadrée par le règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014. Elle est appuyée par un haut niveau de sécurité, qui lui permet d’avoir la même valeur juridique que la signature manuscrite.
De plus, cet outil digital permet aux entreprises d’acquérir un gain de temps considérable, par sa rapidité et sa simplicité d’utilisation. En quelques clics et en un rien de temps, une signature peut être apposée, contrairement à la signature manuscrite qui nécessite des déplacements et des frais écologiques supplémentaires. Ce système de signature est donc facile d’accès et surtout simple d’utilisation pour les entreprises : elle devient un outil essentiel pour les sociétés. La signature électronique permet de s’adresser à tout type de secteurs d’activités et permet la signature de plusieurs documents professionnels comme les devis, les contrats de travail, etc… De nombreux avantages sont mis à dispositions des utilisateurs chez LiveConsent notamment le paraphe de documents, la fonction multi-signataire ou encore la fonction multi-document.
Le paraphe de document
Le paraphe de document devient une pratique courante dans les entreprises lors de la signature de document. Le paraphe représente un signe manuscrit avec les initiales des signataires que l’on vient apposer au bas de chacune des pages de l’ensemble d’un document. Parapher un document n’est pas une obligation légale et n’apporte aucune valeur juridique. Il est vrai qu’une simple signature électronique suffit amplement grâce à sa valeur juridique.
Néanmoins, étant une exigence pour certaines entreprises, LiveConsent propose la fonctionnalité de parapher les PDF pour attester de l’accord du signataire sur le contenu des pages d’un document. Cette fonctionnalité assure l’intégrité des documents et affirme que les documents ont bien été lu et approuvé par le signataire. Désormais, vous n’aurez plus l’utilité d’imprimer plusieurs pages pour ajouter vos initiales.
La fonction de multi-signataire
Notre plateforme de signature électronique propose la fonctionnalité de « multi-signataire ». En effet, il est intéressant pour les entreprises de bénéficier de cet atout qui permet d’apposer plusieurs signatures pour faire signer une personne à plusieurs endroits au sein d’un même document.
Selon l’abonnement choisi, le destinataire a la possibilité d’ajouter des signataires, ce qui lui permet de collecter plusieurs signatures électroniques en un seul document.
De plus, LiveConsent vous permet d’ajouter des observateurs à vos documents pour suivre et consulté le processus de signature des documents. La plateforme vous donne aussi la possibilité d’émettre un ordre hiérarchique en termes d’importance de signature grâce à la signature ordonnée.
Enfin, lorsque toutes les signatures des signataires sont apposées sur le document, chacun reçoit une copie du document final.
Les autres fonctionnalités proposées chez LiveConsent
Plusieurs autres fonctionnalités sont mises en avant sur notre plateforme de signature électronique. Notamment l’avantage du suivi des documents.
En effet, LiveConsent permet aux utilisateurs de suivre en temps réel l’avancement des demandes envoyées. Ce suivi va donc permettre d’analyser si une signature est toujours en attente ou si une signature a été apposée au document.
La plateforme propose notamment la relance automatique. Tous les 5 jours, une relance est effectuée auprès du signataire. Puis, tous les jours durant les 5 derniers jours avant l’expiration du document. Par ailleurs, la sécurité des documents est un élément primordial chez LiveConsent.
C’est pour cela que nous assurons le stockage, ainsi que l’archivage sécurisés des demandes de nos utilisateurs. De plus, la sécurité des documents est assurée grâce à l’envoi d’un code PIN par SMS ou par e-mail qui garantit l’identité du signataire.
Nous vous proposons de personnaliser les envois de demande en insérant le logo de votre entreprise ce qui permet de vous identifier plus rapidement. On peut alors constater que la signature électronique est un atout essentiel pour les entreprises grâce à sa rapidité ainsi que sa simplicité.